Использование факсимиле
Факсимиле вместо подписи можно использовать на приглашениях, поздравлениях, почетных грамотах и прочих документах, напрямую не влияющих на финансовые последствия.
Если компания планирует использовать факсимиле, то рекомендуем разработать локальный акт. В нем необходимо прописать порядок использования такой подписи и привести список документов, на которых она ставится.
Кроме того, рекомендуем назначить лицо, ответственное за хранение и использование факсимиле, и закрепить эту обязанность в его трудовом договоре или должностной инструкции.
Факсимильным воспроизведением нельзя подписывать счета-фактуры и УПД. НК РФ такой возможности не предусматривает. Счет-фактура, оформленный таким образом, считается составленным с нарушением порядка, установленного п. 6 ст. 169 НК РФ, и не может являться основанием для вычета НДС (письма Минфина РФ от 10.04.2019 № 03-07-14/25364, от 08.12.2017 № 03-03-06/1/81951, от 27.08.2015 № 03-07-09/49478, ФНС РФ от 19.10.2005 № ММ-6-03/886@, УФНС России по городу Москве от 07.10.2010 № 16-15/104968@).
Президиум ВАС РФ в Постановлении от 27.09.2011 № 4134/11 сформировал правовую позицию по этому вопросу и указал, что возможность факсимильного воспроизведения подписи в счетах-фактурах ни налоговым, ни бухгалтерским законодательством не предусмотрена. Документы должны содержать личные подписи соответствующих лиц, а отступление от этого правила влечет отказ в применении налоговых вычетов.
Аналогичную позицию поддерживает Верховный Суд РФ и федеральные арбитражные суды. (Определение Верховного Суда РФ от 16.07.2021 № 307-ЭС21-10502 по делу № А26-2242/2020, Постановление Арбитражного суда Западно-Сибирского округа от 29.04.2021 № Ф04-1680/2021 по делу № А75-22948/2019, Постановление Арбитражного суда Центрального округа от 21.03.2019 № Ф10-442/2019 по делу № А09-5694/2018).
Использование факсимиле при подписании договора Факсимильная подпись на договоре приравнивается к собственноручной, если стороны заключили соответствующее соглашение и подписали его живыми подписями (п. 2 ст. 160 ГК РФ).
По смыслу приведенной нормы условие об использовании факсимиле при подписании договора не может в нем содержаться, а должно быть согласовано в отдельном документе, подписанном сторонами собственноручно (постановления Арбитражного суда Северо-Западного округа от 23.04.2019 № Ф07-3472/2019 по делу № А56-55745/2018, Девятнадцатого арбитражного апелляционного суда от 31.01.2020 № 19АП-7834/2019 по делу № А14-21187/2017).
Например, стороны могут заключить рамочный договор и включить в него условие о праве сторон использовать факсимиле. В дальнейшем они вправе проставлять такой аналог подписи на договорах, которые заключают на основании рамочного договора.
Если соглашения нет, но договор подписан факсимиле, суд может признать его либо незаключенным (Постановление ФАС Северо-Кавказского округа от 08.09.2011 по делу № А32-13609/2010), либо недействительным (Постановление ФАС Западно-Сибирского округа от 27.01.2010 № А02-413/2009).
Использование факсимиле в актах выполненных работ Если соглашением сторон допускается использование факсимиле при подписании акта выполненных работ, то с точки зрения гражданского законодательства это допустимо. При этом нужно учитывать, что к налоговым отношениям гражданское законодательство не применяется (п. 3 ст. 2 ГК РФ).
Затраты, признаваемые расходами для целей налога на прибыль, должны быть документально подтверждены (п. 1 ст. 252 НК РФ). Первичные учетные документы, к которым относятся акты выполненных работ, необходимо оформлять с учетом требований ст. 9 Закона «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ, согласно которой в первичных документах должны содержаться, в частности:
- название должности лица, совершившего операцию и ответственного за ее оформление;
- подписи лиц, с указанием их фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц.
Однако в законе № 402-ФЗ не уточнен конкретный способ совершения таких подписей.
Минфин утверждает, что законодательство не предусматривает использования факсимильной подписи при оформлении первичных документов (актов выполненных работ, накладных, путевых листов). На них должна стоять личная подпись ответственного лица. С целью формирования данных налогового учета необходимо наличие надлежащим образом составленных документов, подтверждающих понесенные расходы. Расходы, которые документально не подтверждены, не учитываются при исчислении налога на прибыль (письма Минфина РФ от 08.12.2017 № 03-03-06/1/81951, от 10.06.2021 № 03-11-11/45946).
Судебная практика по данному вопросу неоднозначна. Одни суды считают, что первичные документы, на которых проставлено факсимиле, не могут считаться документами, оформленными в соответствии с законодательством РФ (постановления ФАС Дальневосточного округа от 02.04.2014 № Ф03-1016/2014, ФАС Поволжского округа от 01.04.2014 № А57-4665/2013). Другие, напротив, допускают использование факсимиле (Постановление Семнадцатого арбитражного апелляционного суда от 19.10.2018 № 17АП-13207/2018-АК по делу № А60-13839/2018). Следует отметить, что указанная арбитражная практика рассматривает и другие обстоятельства, влияющие на принятие того или иного решения.
Таким образом, для компании безопаснее, если на актах выполненных работ и других первичных документах будет стоять собственноручная подпись генерального директора или уполномоченных им лиц. В противном случае могут последовать претензии со стороны налоговиков, и свою позицию придется отстаивать в суде.
